Fax stanowi jedno z tych urządzeń, którego nie powinno zabraknąć w żadnym firmowym biurze, a szczególnie sekretariacie. Pozwala on przekazywać dokumenty za pośrednictwem linii telefonicznej przez co potrzebne dokumenty przesyłamy w kilka chwil. Nie musisz nadawać kuriera, stać w kolejce na pocztę czy osobiście wieźć dokumentów. Poniżej podpowiadamy, jak wybrać maszynę faksującą do firmy oraz rozwiewamy wątpliwości, czy fax do firmy rzeczywiście jest potrzebny. Znajdziesz też kilka modeli, które cieszą się popularnością wśród naszych użytkowników.
Maszyna faksująca – specyfika
Do niedawna maszyna faksująca działała w oparciu o łącza telefoniczne z komutacją automatyczną, jeśli użytkownik posiadał usługę symilograficzną dla abonentów. Przedsiębiorcy, wydawcy czy pracownicy biurowi używali telefaksów do przesyłania informacji szybciej niż pocztą tradycyjną, a trzeba pamiętać, że wówczas nie funkcjonowały jeszcze e-maile. Z czasem, gdy poczty elektroniczne nabrały na sile, coraz mniej osób miało potrzebę korzystania z maszyn faksujących. Trend ten jednak powrócił, ale warto wiedzieć, że urządzenia działają w oparciu o nieco inną technologię.
Dziś mówimy przede wszystkim o faksie przez internet. Jest to technologia umożliwiająca odbieranie i wysyłanie faksów za pośrednictwem internetu. Odbiorca nie musi więc posiadać maszyny faksującej, by otrzymać fax – serwer bowiem formatuje dokument do odpowiedniego pliku, przesyła do serwera web i poprzez interfejs odbioru faksu, aż dokument trafia na konto abonenta. Niemniej wciąż do działania faksu niezbędne jest posiadanie tradycyjnej sieci telefonicznej, bowiem to poprzez nią możliwe jest funkcjonowanie urządzenia.
W ofercie dostępne są urządzenia wielofunkcyjne, w których skryty jest również fax do biura. To połączenie drukarki, kopiarki, skanera i właśnie faksu. Wśród propozycji znajdziesz modele atramentowe i laserowe. Pierwsze są tańsze, ale wymagają dokupowania tuszów. Zapewniają dobrą jakość druku dokumentów, jednak są nieco wolniejsze w działaniu i mogą wysychać, jeśli rzadko z nich korzystamy. Fax cyfrowy natomiast jest droższy w trakcie zakupu, ale jego eksploatacja jest tańsza. Toner bowiem wymieniamy najczęściej po wydrukowaniu wielu tysięcy kartek.
Fax do firmy – czy jest potrzebny?
Maszyna faksująca do firmy czasem wydaje się zbędnym wydatkiem. Niemniej skoro i tak potrzebujesz kupić drukarkę albo urządzenie wielofunkcyjne, to czemu by nie wybrać takiego, które ma funkcję faksowania? Choć możesz uważać, że tak jak poczta elektroniczna wyparła pocztę tradycyjną, tak e-maile wyparły faksy, to jednak nie do końca tak właśnie jest. Otóż na całym świecie wciąż są prężnie sprzedawane urządzenia faksowe. Korzystają z nich administracja rządowa, placówki oświatowe i kulturalne, banki, kontrahenci i interesanci – szczególnie ci zagraniczni.
Na przykład, gdy ktoś wymaga od Ciebie dokumentu podpisanego odręcznie, faks jest świetnym rozwiązaniem! Zamiast czasochłonnego skanowania, generowania maila i wysyłania go, może całą procedurę wykonać za Ciebie maszyna faksująca. Prowadzisz zagraniczne relacje z klientami lub partnerami? To musisz wiedzieć, że fax do firmy może być niezbędny. Dla przykładu, w Niemczech faksy są istotnym narzędziem pracy dla 40% pracowników, a we Francji sprzedawanych jest około 40 000 urządzeń rocznie!
Niemniej pamiętaj, by najpierw przeanalizować potrzeby swojej firmy i do nich dopasuj zakup. Nie negujemy – może się bowiem zdarzyć, że nie skorzystasz z tej funkcji w swoim urządzeniu i okaże się ona zupełnie zbędna.
Fax do biura – jak wybrać maszynę faksującą do firmy?
Decyzja zapadła – chcesz kupić fax do firmy. Tutaj jednak pojawia się ważne pytanie – jak wybrać fax do biura? Mamy dla Ciebie kilka wskazówek, które powinny ułatwić Ci zadanie.
- Technologia drukowania – tak jak wspomnieliśmy wcześniej, musisz wybrać pomiędzy urządzeniami drukującymi laserowo oraz z pomocą atramentu. Przykładem faxu do biura atramentowego jest model Canon PIXMA TR4550 (czarny), z kolei laserowego Brother MFC-L2712DN.
- Wielkość pojemnika – fax do biura ma działać zawsze, kiedy go potrzebujesz. Jeśli wiesz, że faksy są codziennością i dociera do Ciebie spora ich ilość, polecamy wybrać urządzenie mieszczące sporą ilość papieru. Wówczas nie narażasz się na ryzyko, że gdy nadejdzie faks, to nie będzie miał jak zostać zrealizowany.
- Podajnik – jeżeli zależy Ci na minimalizacji obsługi maszyny faksującej, wybierz model z automatycznym podajnikiem. Co więcej, niektóre modele posiadają nawet funkcję automatycznego druku dwustronnego – np. taką opcję ma Lexmark MB2236adw.
- Łączność – warto, aby fax do firmy posiadał połączenie WiFi, dzięki czemu możesz łączyć się z nim z różnych urządzeń. Przykładem takiego sprzętu jest HP Deskjet Ink Advantage 3835.
- Funkcje – wybierając model do swojego biura, koniecznie zapoznaj się z jego specyfikacją. Zobacz, jakie ma parametry techniczne oraz dodatkowe funkcje ułatwiające korzystanie ze sprzętu, np. funkcja zapamiętywania treści czy możliwość wysyłania do kilku odbiorców.
Podsumowując, oferta urządzeń wielofunkcyjnych z faksem jest dość szeroka. I choć w obliczu maili nie jest to sprzęt niezbędny, to jedna fax do firmy wciąż jest rekomendowanym zakupem. Polecamy więc zapoznać się z naszą ofertą OleOle!, gdzie oferujemy maszyny faksujące w wielu różnych wariantach!